Funcionários em todos os níveis de uma empresa podem cometer fraude em contas a receber. Os métodos variam, mas a maioria envolve o desvio de dinheiro antes que os pagamentos sejam registrados corretamente nos livros financeiros da empresa. Os funcionários que cometem fraude em contas a receber estão roubando dinheiro da empresa, o que afeta os lucros, mas também pode resultar na perda de clientes e no comprometimento do sistema contábil. A implementação de fortes controles contábeis internos ajuda a evitar fraudes em contas a receber. As pequenas empresas com poucos funcionários muitas vezes não conseguem atribuir diferentes aspectos das contas a receber a diferentes funcionários, portanto, a detecção de fraude assume maior importância.
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Treinar funcionários e gestores no reconhecimento e detecção dos diferentes tipos de fraude de contas a receber e métodos de ocultação. Skimming, conhecido como fraude fora do livro, envolve o roubo de contas a receber antes que os fundos sejam registrados. A lapidação envolve o registro contínuo do pagamento de um cliente na conta de outro cliente para ocultar o roubo de contas a receber. A substituição de cheque por dinheiro é a substituição de pagamentos esperados roubados por receitas inesperadas, como reembolsos ou abatimentos. O roubo de extratos de contas, avisos atrasados e outros registros financeiros esconde temporariamente a fraude de contas a receber. Os funcionários também cometem fraude de contas a receber ao marcar indevidamente as contas como antigas ou não cobráveis ou ao encaminhar contas correntes a agências de cobrança para ocultar pagamentos roubados e receber propinas.
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Monitore e supervisione todos os funcionários e analise seu trabalho com frequência, especialmente funcionários novos e promovidos recentemente que têm acesso a correspondências recebidas e registros financeiros.
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Supervisionar o trabalho dos funcionários que desempenham funções que devem ser segregadas sob controles internos adequados. Por exemplo, o funcionário que abre a correspondência e registra os cheques recebidos ou a pessoa que processa contas a receber e envia extratos de conta por correio.
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Procure sinais de alerta no comportamento dos funcionários, como mudanças significativas nos hábitos de consumo, nunca tirar folga e indisposição para tirar férias.
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Investigue mudanças repentinas nos fornecedores, padrões de compra desconhecidos e o relacionamento dos fornecedores com os funcionários. Verifique a existência de novos fornecedores para evitar fraudes por meio de fornecedores de fachada e propinas.
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Exija que todos os funcionários tirem férias e, se possível, alterne as tarefas periodicamente para permitir que outros funcionários tenham acesso aos registros contábeis e realizem tarefas que possam ocultar fraudes em contas a receber.
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Implemente um programa de denúncias para encorajar o relato de atividades fraudulentas, incluindo roubo e procedimentos de contabilidade inadequados.
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Realize auditorias internas surpresa para detectar práticas contábeis que encobrem fraudes em contas a receber. Os funcionários autorizados a ajustar contas podem excluir contas, marcar contas como inadimplentes, cancelar contas, postar pagamentos roubados em contas antigas ou falsas e usar o equilíbrio forçado de caixa e contas a receber para ocultar o roubo de pagamentos postados.
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Contrate profissionais para realizar auditorias externas regularmente e peça ao auditor para explicar os métodos de detecção de fraude usados.