Os contadores gastam grande parte de seu dia de trabalho calculando números, relatando transações financeiras e controlando o dinheiro de uma empresa. Eles garantem o pagamento de impostos e todos os registros financeiros em conformidade com as regulamentações fiscais locais, estaduais e federais. Tudo isso requer o uso de software de computador, aplicativos e programas especializados para criar uma variedade de relatórios financeiros para pequenas empresas. Um computador é benéfico para os contadores porque lhes permite realizar seu trabalho com eficiência e precisão, enquanto mantém as informações armazenadas com segurança.
Rastreamento de Informação
Em um ambiente de negócios, os computadores geralmente possuem aplicativos de planilha, como o Microsoft Excel, que são instalados manualmente ou agrupados quando o computador é adquirido pela primeira vez. As planilhas permitem que os contadores criem relatórios financeiros personalizados para rastrear informações específicas. Esses programas podem executar uma variedade de funções, como adicionar e subtrair números simplesmente formatando células no arquivo de projeto atual. Este tipo de software torna os cálculos rápidos e os contadores podem realizar todas as operações com mais eficiência. As planilhas também permitem que os contadores importem e exportem dados para outros aplicativos externos.
Software de contabilidade
Uma variedade de programas de contabilidade também estão disponíveis para contadores. Os conjuntos de aplicativos de contabilidade fornecem programas e relatórios específicos para facilitar o trabalho do contador. Essas ferramentas podem preparar documentos fiscais automaticamente e enviá-los eletronicamente para agências de relatórios do governo. Os relatórios financeiros são mantidos simplesmente inserindo informações e criando relatórios com um conjunto de pressionamentos de tecla, muitos dos quais podem ser configurados pelo usuário. Muitos programas de contabilidade também têm aplicativos específicos do setor para diferentes tipos de pequenas empresas.
Armazenamento e acessibilidade
Um computador ajuda os contadores a armazenar e acessar registros financeiros, fazer alterações e aliviar a necessidade de manter arquivos em papel. Se a papelada for necessária, os arquivos do computador podem ser facilmente acessados e impressos junto com quaisquer alterações que o contador fizer a qualquer momento. A capacidade de armazenamento de um computador ajuda a reduzir custos e torna as informações financeiras mais acessíveis. Os arquivos financeiros que requerem armazenamento podem ser transferidos para CDs, drives flash ou outros dispositivos de armazenamento.
Controle
Os computadores permitem o acesso seguro às informações contábeis, exigindo uma senha para arquivos, programas e o próprio sistema do computador. Para a maioria das pequenas empresas, esses registros são confidenciais e só são acessados por pessoal específico, como executivos, contadores, administradores de folha de pagamento e trabalhadores de recursos humanos. No geral, um computador oferece vários níveis de segurança para proteger os registros financeiros.