As reuniões podem ser encontros dinâmicos onde surgem ideias inovadoras. Eles também podem incitar temperamentos rapidamente, à medida que os participantes vão embora sentindo que perderam tempo e não realizaram nada. Como proprietário de uma pequena empresa, é sua função orientar a reunião em direção ao dinâmico e longe do frustrante. Para fazer isso, você deve dobrar o tempo gasto elaborando a agenda, de acordo com a "Forbes". Como parte do processo de elaboração da agenda, você precisará criar itens de foco, que moldam o conteúdo e a direção de sua reunião.
Importância Organizacional
Um item de foco, também conhecido como item da agenda, item de ação ou tópico, é um item agendado para ser considerado ou discutido durante uma reunião. A agenda de uma reunião é uma lista de itens em foco, os participantes responsáveis por apresentá-los ou discuti-los e a quantidade de tempo dedicada a eles. Organizados estrategicamente na agenda, a ordem dos itens em foco fornece uma visão geral da estrutura da reunião. Por exemplo, o primeiro item de foco será o primeiro ponto discutido, enquanto o último item de foco será a questão final considerada antes do encerramento da reunião.
Ênfase de ação
Os itens de enfoque devem começar com verbos de ação para ajudar os membros a compreender o que precisa ser realizado. Por exemplo, se você apenas listar "lista de convidados do evento", os participantes não saberão se você está refinando, revisando, escolhendo ou corrigindo a lista de convidados. Em vez disso, escreva "Vote na lista de convidados do evento". Isso torna o item de foco muito mais claro e os participantes da reunião saberão o que esperar.
Selecionando Itens de Foco
Antes de decidir sobre seus itens em foco, determine o que você deseja realizar até o encerramento da reunião. Depois de saber os objetivos da sua reunião, você pode desenvolver itens de foco para ajudá-lo a alcançá-los. Bons lugares para procurar itens em foco incluem as atas da última reunião e o feedback dos participantes. Depois de desenvolver uma lista de itens de foco em potencial, certifique-se de que os itens estejam relacionados e envolvam todos os participantes. Se não estiverem, considere a possibilidade de realizar mais de uma reunião para garantir que os participantes permaneçam focados e envolvidos.
Estar preparado
Se você colocar um item em foco na agenda da reunião, certifique-se de que você ou o participante selecionado estão prontos para abordá-lo reunindo os materiais de apoio necessários. Por exemplo, se o seu item de foco diz, "Aprovar relatórios financeiros", você precisará ter os relatórios na reunião com você. Como proprietário da empresa, você pode garantir uma boa reunião verificando se cada participante tem acesso aos materiais de apoio necessários alguns dias antes de a reunião ocorrer.