Como proprietário de uma pequena empresa, você pode descobrir que está pagando por itens que não autorizou. Você também pode preferir pagar as compras que autorizou no momento de sua escolha, em vez de pagar no momento em que a fatura chegar. Para controlar seu fluxo de caixa, você pode criar um sistema de requisição de pagamento, que permite aprovar solicitações de pagamento a fornecedores. Uma requisição de pagamento é uma solicitação de um departamento de permissão para pagar uma conta. A fatura só pode ser paga quando você assina a requisição de pagamento, e isso dá a você controle sobre as despesas a cada mês.
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Peça aos seus departamentos que enviem solicitações de compra para você. Isso pode ser feito em um formulário que indica os itens a serem comprados, o custo desses itens e a empresa da qual eles serão comprados. O recebimento deste formulário lhe dará a oportunidade de determinar se a compra é justificada ou se está sendo feita no momento certo.
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Revise a fatura. Quando o departamento que solicitou a compra receber a fatura do fornecedor, verifique se a fatura corresponde à solicitação de compra em termos de número de itens, descrição dos itens e custo. Devolva a fatura ao departamento que fez a compra para que possa ser conferida com o envio.
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Examine a requisição de pagamento. O departamento que comprou os itens deve emitir uma requisição de pagamento para sua aprovação. Você pode verificar se a requisição está correta comparando-a com a fatura e a solicitação de compra original. Assine a requisição de pagamento se você aprovar o pagamento.
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Entregue a requisição de pagamento ao seu departamento financeiro. A requisição de pagamento assinada habilita seu departamento financeiro a pagar a conta e registrá-la no razão como um débito. O departamento financeiro deve devolver o formulário de requisição de pagamento ao departamento que fez a compra. Este departamento deve arquivar o formulário para referência futura.