Os proprietários de pequenas empresas enfrentam uma série de regulamentações governamentais federais e estaduais relacionadas à contratação de funcionários e você deve cumprir essas regulamentações. Eles incluem a distinção entre um contratado independente e um funcionário, a confirmação de que os funcionários estão legalmente autorizados a trabalhar nos Estados Unidos e a dedução obrigatória dos contracheques dos funcionários.
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Inscreva-se para obter um número de identificação de emprego do Internal Revenue Service. Você precisa do EIN para fins de declaração de impostos ao IRS e ao relatar dados sobre seus trabalhadores a determinadas agências estaduais. Entre em contato com o IRS diretamente para solicitar um EIN.
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Determine se um funcionário é um contratante independente ou um funcionário revisando os regulamentos do IRS. Um contratante independente é um indivíduo autônomo, enquanto um empregado é alguém que executa serviços que podem ser controlados por seu empregador. Especificamente, um empregador tem o direito legal de controlar como um funcionário executa seus serviços.
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Verifique a elegibilidade do funcionário para trabalhar nos EUA, preenchendo o Formulário I-9, Verificação de Elegibilidade de Emprego, emitido pelos Serviços de Cidadania e Imigração dos EUA. Você deve preencher o formulário e examinar a documentação que o funcionário envia para confirmar sua elegibilidade para trabalhar no país ou seu status de cidadania. Você só pode solicitar a documentação especificada no formulário I-9.
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Dê ao novo funcionário um Formulário W-4 do IRS para preencher para fins de retenção de imposto de renda federal. Ao contrário da retenção na fonte do Seguro Social e do Medicare, que são baseados em porcentagens fixas, a retenção do imposto de renda federal depende das tabelas de retenção de imposto da Circular E do IRS e do status do pedido e do número de deduções que o funcionário reivindica em seu W-4. É difícil saber o valor apropriado de imposto de renda federal a reter dos contracheques do funcionário sem o W-4.
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Entre em contato com a agência de receita estadual para obter as diretrizes de retenção de imposto de renda local e estadual aplicáveis. Alguns estados não exigem que os funcionários retenham o imposto de renda estadual, enquanto alguns exigem mais o imposto de renda local retido na fonte. O estado pode exigir que você forneça a um novo funcionário um formulário separado do W-4 para preencher para fins de retenção de imposto de renda local e estadual. Além disso, o estado pode exigir que você se registre para obter um número de identificação do empregador estadual (SEIN) para fins de imposto de folha de pagamento estadual.
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Registre-se no programa de relatório de novas contratações do estado, que exige que você relate as novas contratações e funcionários recontratados ao estado logo após a data de contratação ou recontratação. O programa ajuda as agências estaduais de execução de pensão alimentícia a localizar os pais que devem pensão alimentícia e a emitir ordens de retenção de renda com mais eficiência. A lei federal exige que você envie sete elementos de dados: nome do empregador, endereço e EIN federal e nome do funcionário, endereço, número do Seguro Social e data de contratação. Sua lei estadual pode ter requisitos adicionais.
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Obtenha seguro de acidentes de trabalho de acordo com os requisitos do estado. Os empregadores podem obter o seguro por meio do programa estadual de seguro de acidentes de trabalho, por conta própria ou por meio de uma seguradora comercial.
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Compre um seguro de invalidez se o estado exigir. Este seguro exige que você forneça reposição parcial de salário aos funcionários que não podem trabalhar devido a uma lesão ou doença não relacionada ao trabalho. Califórnia e Nova Jersey são dois estados que exigem esse seguro.
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Entre em contato com o Departamento de Trabalho, Salário e Divisão de Horas dos EUA para obter os regulamentos trabalhistas federais com relação a salário mínimo, gorjetas, manutenção de registros, intervalos, períodos de refeição e pagamento de horas extras.
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Consulte o departamento de trabalho do estado para os requisitos de trabalho do estado. O estado pode aderir a algumas leis trabalhistas federais ou pode ter seu próprio salário mínimo, intervalos, manutenção de registros e regulamentos de horas extras.
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Registre-se na agência estadual de força de trabalho para fins de imposto de desemprego estadual. A maioria das empresas é obrigada a pagar imposto de desemprego federal e estadual. Você paga o imposto federal sobre o desemprego ao IRS e o imposto estadual sobre o desemprego à agência estadual de desemprego ou de força de trabalho.
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Obtenha uma cópia da Publicação 15 do IRS, o Guia de Impostos do Empregador, para obter instruções sobre como reter impostos federais dos contracheques dos funcionários e pagá-los ao IRS. A publicação também informa como pagar seus próprios impostos federais ao IRS.