A folha de pagamento desempenha um papel importante em seus negócios quando você tem funcionários que precisa pagar. Se você está cedendo as rédeas da folha de pagamento a um funcionário ou contratando alguém para assumir as responsabilidades da folha de pagamento, anotar os procedimentos da folha de pagamento pode encurtar a curva de aprendizado. Escrever procedimentos de folha de pagamento também garante o mesmo resultado cada vez que a folha de pagamento é processada - cheques de pagamento de funcionários precisos e oportunos.
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Descreva como os funcionários documentam e enviam o tempo. De acordo com o Departamento de Trabalho dos EUA, um empregador pode usar qualquer sistema de cronometragem que desejar - seja uma planilha de horas, um sistema de controle de horas por computador ou qualquer outro. Anote como os funcionários enviam o tempo trabalhado para o período da folha de pagamento e com que frequência os cheques da folha de pagamento são cortados. Por exemplo, se as planilhas de horas impressas forem enviadas ao gerente de recursos humanos, liste isso no procedimento para que a pessoa que processa a folha de pagamento saiba que é aqui que ela deve pegar as planilhas de horas.
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Percorra as ações à medida que escreve. A melhor maneira de garantir que você inclua todas as etapas necessárias para processar a folha de pagamento é escrever as etapas conforme você executa as ações de fazer a folha de pagamento.
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Escreva como calcular os salários dos funcionários. Por exemplo, se sua empresa usa um programa de software de computador para a folha de pagamento, anote as etapas que o funcionário precisa seguir para inserir as informações da folha de pagamento de cada funcionário no sistema.
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Discuta como fazer ajustes de pagamento. Descreva os procedimentos que o funcionário precisa seguir para fazer ajustes nos salários pagos aos funcionários. Por exemplo, se um funcionário tira um dia de férias não remunerado, descreva como o ajuste da folha de pagamento é feito para deduzir o dia de trabalho do cheque do funcionário.
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Lista cronograma de pagamento. Inclua uma descrição da frequência com que os cheques da folha de pagamento são cortados (semanal, quinzenal ou mensal).
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Descreva como imprimir cheques ou enviar informações da folha de pagamento ao gestor da folha de pagamento. Depois que o funcionário inserir as informações da folha de pagamento no software de computador ou sistema de rastreamento de tempo, descreva como imprimir os cheques da folha de pagamento ou enviar os registros da folha de pagamento ao serviço de folha de pagamento que imprime os cheques para a empresa.
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Mantenha os registros. O Internal Revenue Service sugere manter registros de pagamento de funcionários, como W-2s, cartões de ponto, declarações de impostos e outros registros de folha de pagamento por pelo menos três anos. Descreva onde esses registros são armazenados e como o funcionário deve lidar com o arquivamento ou salvamento desses registros (eletronicamente e / ou em papel).
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Peça a um funcionário para testar as instruções do rascunho. Depois de redigido o primeiro rascunho das etapas, peça a um funcionário que siga as instruções para ver se ele processa a folha de pagamento corretamente. Permita que o funcionário forneça feedback sobre áreas das instruções que não faziam sentido ou que eles tiveram problemas para fazer.
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Escreva as etapas finais. Usando o feedback do funcionário, refine e ajuste os procedimentos da folha de pagamento em um formato final.