Para que seus funcionários saibam o que esperar no dia do pagamento e para que o departamento de folha de pagamento funcione sem problemas, você deve estabelecer políticas relacionadas. Os procedimentos dependem da estrutura do seu negócio e das tarefas que você deve executar para cumprir as leis federais, estaduais e locais. Algumas políticas estão relacionadas aos seus funcionários como um todo; outros são projetados estritamente para o departamento de folha de pagamento.
Salários, períodos de pagamento e dias de pagamento
Explique os períodos de pagamento e dias de pagamento aos seus funcionários. Por exemplo, se você paga quinzenalmente, indique as datas de início e término para o período de pagamento de duas semanas e o dia de pagamento real, como todas as sextas-feiras alternadas. Desenvolva uma estrutura salarial transparente que explique os tipos de salários que seus funcionários podem receber. Isso inclui salários regulares, horas extras, salários, comissões, aumentos salariais, feriados, bônus e salários finais. Explique o que acontece com os cheques de pagamento que não são reclamados ou descontados pelo beneficiário. Por exemplo, dependendo da lei estadual, pode ser necessário enviar ao estado o valor não sacado após um ano.
Cronometragem
Esclareça o que seus funcionários precisam fazer para garantir o envio adequado da folha de ponto. Por exemplo, se você exigir que eles preencham folhas de ponto semanais, explique os procedimentos de arredondamento, datas de envio, as consequências da falsificação das folhas de ponto e quem tem permissão para endossar folhas de ponto.
Deduções Obrigatórias
Liste os tipos de deduções que você é obrigado por lei a reter dos contracheques de seus funcionários. As deduções obrigatórias incluem impostos de renda federais e estaduais, imposto de seguridade social, imposto de Medicare e, se aplicável, imposto de renda local, seguro estadual de invalidez e penhora de salários. Diga a seus funcionários o que eles precisam fazer para garantir a retenção adequada. Por exemplo, eles devem preencher e enviar um formulário W-4 para fins de retenção de imposto de renda federal; caso contrário, você reterá na faixa de imposto mais alta de status de registro único e deduções zero.
Pausas e almoços
A lei federal não exige que você dê aos seus funcionários pausas curtas ou períodos de almoço, mas se você quiser, os intervalos curtos geralmente são pagos e os períodos de almoço não são pagos. Inclua em seu manual de política os horários de intervalo e almoço, como dois intervalos pagos de 15 minutos e uma hora para o almoço, e se os funcionários devem entrar e sair desses períodos.
Pagamento insuficiente e pagamento excessivo
Indique as condições sob as quais os cheques manuais ou de emergência são emitidos durante o pagamento a menor de salários. Explique o que acontece durante um pagamento a maior, como você deduzir o excesso do salário do próximo contracheque do funcionário ou suspender o pagamento do cheque pago a maior e reemitir um cheque com o valor correto.
Benefícios a Empregados
Divida os benefícios que você oferece e como seus funcionários podem obtê-los. Isso pode incluir dias de férias, doença, pessoal e luto; seguro saúde e vida; planos de aposentadoria; contas de gastos flexíveis; reembolsos de despesas comerciais; e adiantamentos de salário. Explique os métodos de acumulação para dias de benefícios pagos, como férias e licença médica, e o que acontece quando um funcionário demora mais do que o tempo disponível.
Procedimentos de Departamento
Desenvolva políticas separadas para seu departamento de folha de pagamento que descrevam como as obrigações da folha de pagamento devem ser tratadas. Por exemplo, inclua tarefas de cronometragem e processamento de folha de pagamento e deveres associados a departamentos relacionados, como contabilidade e recursos humanos. Explique os procedimentos de confidencialidade, como requisitos de manutenção de registros, a quem as informações da folha de pagamento devem ser divulgadas, o tipo de dados que podem ser divulgados e as etapas que os funcionários da folha de pagamento podem fazer durante uma violação de segurança.