O Microsoft Access é o aplicativo de banco de dados relacional poderoso que vem com as versões profissionais e corporativas do Microsoft Office. Inúmeras empresas ao redor do mundo usam bancos de dados Access para alimentar o inventário interno, a contabilidade e outras aplicações centradas na produtividade. Por conta própria, o Access é capaz de realizar muitos dos cálculos que você espera de um aplicativo de planilha do Microsoft Excel. Usando seus poderosos recursos de relatório, o Access também pode criar relatórios dinâmicos baseados em dados baseados em um número virtualmente ilimitado de critérios ou variáveis. Embora os relatórios do Access sejam ferramentas excelentes para decisões de negócios internos, contadores ou auditores externos podem não ter acesso e ser capazes de visualizar os relatórios gerados pelo programa. Praticamente todos os contadores, CPAs e auditores têm o Excel (ou um aplicativo compatível com o Excel) instalado em seus computadores, portanto, se você quiser fornecer a um usuário que não é do Access uma versão visualizável e editável de um relatório criado no programa de banco de dados, você deve exportar seus dados para uma planilha do Excel.
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Inicie o Microsoft Access em seu computador. Clique na guia “Arquivo” e, em seguida, clique em “Abrir”. Abra o banco de dados do Access que contém o relatório que você deseja exportar para o Excel.
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Clique em “Painel de Navegação” no lado esquerdo da janela principal do banco de dados. Role para baixo até a seção “Relatórios” na parte inferior do painel Todos os objetos do Access.
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Clique duas vezes no nome do relatório que deseja exportar para o Excel. O Access executa o relatório e o exibe à direita do painel Todos os objetos do Access.
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Clique na guia “Dados externos” na barra da faixa de opções. Clique no ícone “Excel” sob o cabeçalho Ferramentas de Layout de Relatório.
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Clique no botão “Navegar” na janela “Exportar - Planilha do Excel”. Selecione a pasta em seu PC na qual deseja salvar a versão Excel do relatório e clique em “Salvar”.
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Clique na seta suspensa ao lado do rótulo “Formato de arquivo”. Clique e selecione a versão do Excel para a qual deseja formatar o arquivo exportado. A lista contém duas opções: “Excel 97 - Pasta de trabalho do Excel 2003” e “Microsoft Excel 5.0 / 95”, que é o padrão. Na maioria dos casos, você deve apenas deixar o valor definido como o padrão.
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Deixe a opção “Exportar dados com formatação e layout” habilitada, a menos que você queira exportar dados brutos sem cabeçalhos ou formatação de layout. Habilite a opção “Abrir o arquivo de destino após a conclusão da operação de exportação” se desejar que o arquivo exportado seja aberto imediatamente no Excel após a conclusão do processo de conversão. Caso contrário, deixe a caixa ao lado da opção desmarcada.
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Habilite a opção “Exportar apenas os registros selecionados” se você estiver visualizando um relatório que exibe apenas alguns registros no conjunto de dados. Caso contrário, deixe a opção em branco.
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Clique no botão “OK”. Após alguns segundos, a janela Salvar etapas de exportação é exibida na tela. Habilite a opção “Salvar etapas de exportação” se quiser usar as mesmas opções de exportação do Excel no futuro. Clique no botão “Fechar” para fechar a janela “Exportar - Planilha do Excel”. Se você habilitou a opção “Abrir o arquivo de destino após a conclusão da operação de exportação”, o Excel abre e exibe o relatório em forma de planilha. Caso contrário, deve-se abrir o relatório no Excel usando a opção “Arquivo | Abrir ”opção na barra de fita.