Um benefício de coletar seus dados de negócios com formulários PDF é a segurança - ao contrário dos formulários Excel ou HTML, por exemplo, os formulários PDF são mais difíceis de alterar, pois você precisa de um programa especial com recursos de edição de PDF. O benefício tem um custo, no entanto: o Access não pode importar dados de formulários PDF diretamente, como pode do Excel e de outras fontes. Use Adobe Reader e Excel como solução para este problema. A capacidade do Reader de exportar texto e a capacidade do Excel de converter texto em dados de tabela permitem que você converta formulários PDF em uma pasta de trabalho do Excel que o Access pode importar.
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Abra um formulário preenchido no Adobe Reader. Este formulário PDF deve ter rótulos de campo à esquerda e campos preenchidos à direita. Clique no item "Salvar como outro" do menu "Arquivo". Clique no item "Texto" e insira um nome de arquivo na caixa de diálogo que aparece. Clique em "Salvar" para salvar o formulário como texto.
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Abra o arquivo de texto exportado no Excel. O Excel exibe a caixa de diálogo Assistente de importação de texto.
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Clique na opção "Delimitado" e, em seguida, clique no botão "Avançar". Marque apenas a caixa de seleção "Outro", enquanto deixa as caixas de seleção restantes desmarcadas. Digite um caractere ")" no controle de outra caixa de texto. O Adobe Reader adiciona esse caractere aos rótulos de campo, o que facilita a distinção entre os rótulos e os dados do formulário.
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Clique no botão "Concluir" para importar os rótulos e os dados do formulário PDF para uma nova pasta de trabalho. Embora os rótulos dos campos sejam separados dos dados do formulário, eles estão à esquerda desses dados. Eles devem estar acima dos dados antes que o Access possa importar o formulário.
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Selecione os rótulos de campo e dados importados e pressione "Ctrl-C" para copiar a seleção para a área de transferência. Crie uma nova pasta de trabalho e, em seguida, clique no comando "Colar especial" da guia Início.
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Clique na caixa de seleção "Transpor" da caixa de diálogo Colar especial. A transposição transforma títulos de linha, como aqueles em seu formulário importado, em títulos de coluna. Clique em “OK” para realizar a transposição. Essa etapa de transposição é o motivo para importar primeiro o formulário para o Excel, em vez de importar diretamente para o Access.
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Salve a pasta de trabalho e abra o Access. Clique no botão "Excel" da guia Dados externos para exibir uma caixa de diálogo para importação de dados. Clique no botão "Procurar" e selecione a pasta de trabalho do Excel. Clique em "OK" na tela atual e nas próximas.
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Marque a caixa de seleção "Primeira linha contém títulos" e clique em "Concluir" para concluir a importação dos dados do formulário PDF.