Uma conta de compensação da folha de pagamento é uma conta de saldo zero que as empresas usam para registrar e monitorar suas folhas de pagamento. Uma conta de saldo zero é aquela em que nenhum fundo permanece depois que todos os cheques foram compensados. Os dois principais motivos para usar uma conta de compensação da folha de pagamento são a segurança aprimorada e reconciliações e análises mais eficientes.
Noções básicas de folha de pagamento
Uma folha de pagamento consiste em vários elementos. Os funcionários recebem salários ou vencimentos, que são registrados no razão geral em despesas com salários. No entanto, os empregadores são obrigados por lei a fazer certas deduções, como a parcela do funcionário para o Seguro Social, Medicare e imposto de renda federal, junto com quaisquer impostos locais aplicáveis. Os funcionários também podem se inscrever para descontos voluntários, como seguro saúde, planos de aposentadoria ou depósitos em cooperativas de crédito. Cada categoria deve ser registrada separadamente na conta do razão geral adequada para garantir uma contabilidade precisa. Os cheques dos funcionários são emitidos no valor líquido ou igual aos rendimentos menos as deduções.
Princípios básicos da conta de compensação de folha de pagamento
Normalmente, uma conta de compensação de folha de pagamento é uma conta bancária separada com um número de conta distinto. Os cheques da folha de pagamento com esse número de conta são impressos e emitidos para os funcionários ou os depósitos diretos são processados na conta de compensação. Uma vez conhecido o caixa líquido total necessário para cobrir a folha de pagamento, a empresa transfere fundos de sua conta operacional principal para a conta de compensação. A transferência de fundos é pelo valor líquido da folha de pagamento. Isso deve ser feito antes de liberar os pagamentos para garantir que os funcionários possam descontar seus cheques ou receber seus depósitos diretos no prazo.
Vantagens de uma conta de compensação da folha de pagamento
Ao manter os cheques individuais da folha de pagamento em uma conta separada, as empresas podem gerar relatórios específicos para a folha de pagamento, facilitando certas tarefas, como reconciliar contas de impostos sobre a folha de pagamento. Localizar cheques de folha de pagamento que os funcionários não descontaram é mais fácil. Os relatórios não incluem todas as transações que aparecem na conta principal, que normalmente são muito mais numerosas do que as transações de folha de pagamento. Além disso, como a conta de compensação da folha de pagamento é uma conta de saldo zero, quaisquer cheques pendentes ou discrepâncias são mais fáceis de identificar. Uma conta de compensação de folha de pagamento também oferece uma camada adicional de proteção para a conta operacional de atividades ilícitas. Ao transferir apenas a folha de pagamento líquida, as empresas limitam a quantidade de fundos aos quais um criminoso pode obter acesso.
Desvantagens de uma conta de compensação da folha de pagamento
Do lado negativo, uma pequena empresa com poucos funcionários pode considerar as etapas adicionais, como uma reconciliação bancária separada, muito demoradas. Como os fundos precisam ser transferidos antes que os funcionários tentem descontar seus cheques, as empresas com contas operacionais que rendem juros podem perder os juros que os fundos poderiam ter ganho. Além disso, caso a empresa se esqueça de fazer a transferência, os funcionários podem não conseguir sacar seus cheques ou receber seus depósitos diretos, resultando em relacionamentos tensos ou possivelmente em despesas adicionais incorridas pela empresa.