A própria conveniência do caixa para pequenas despesas também apresenta seu desafio de auditoria mais significativo; Como a caixa de dinheiro geralmente não está bem protegida, o rastreamento confiável do acesso ao dinheiro apresenta um risco de controle interno. Garantir que o dinheiro seja usado corretamente requer uma reconciliação dos recebimentos, uma revisão do local de armazenamento do dinheiro e uma revisão dos procedimentos que os funcionários usam para acessar os fundos. Uma auditoria deve ser realizada regularmente.
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Conheça a pessoa que atua como o guardião normal do dinheiro para pequenas despesas - geralmente uma secretária ou gerente. Se nenhuma pessoa for responsável pelo fundo de maneio, considere instituir uma política que identifique uma pessoa como o custodiante do fundo de maneio. Traga um registro de auditoria, que é uma contagem contínua dos totais de caixa para pequenas despesas ao longo do tempo.
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Conte a moeda e a moeda. Além disso, conte o valor dos selos postais ou instrumentos negociáveis (como cheques de viagem ou títulos) armazenados com o dinheiro para pequenas despesas.
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Some todos os vouchers e recibos usados para justificar pagamentos de caixa pequeno ou registros de transações adicionadas ao dinheiro. Certifique-se de que toda a documentação é legítima e está em conformidade com todas as políticas de reembolso ou despesas aplicáveis.
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Adicione o total em dinheiro ao total do voucher. Este valor deve ser igual ao valor em dinheiro anotado na última auditoria.
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Adicione um registro ao registro do caixa para pequenas despesas, observando quaisquer discrepâncias se o valor for pequeno ou dentro dos limites estabelecidos pela política.
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Assine o registro de auditoria. Tanto o custodiante quanto o auditor devem assinar seus acordos de que o total em dinheiro é igual ao valor registrado. Remova e arquive recibos e vouchers existentes de acordo com a política.
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Inspecione o local onde o dinheiro para pequenas despesas está armazenado. Certifique-se de que o acesso seja restrito ao custodiante ou a pessoas com acesso legítimo à caixa de dinheiro. Certifique-se de que a caixa em si seja mantida em um local que impeça o roubo.