Ao equipar sua empresa com o equipamento de escritório certo, saber exatamente de quais dispositivos você precisa é fundamental. Copiadoras, aparelhos de fax e scanners fornecem funções vitais para processar a papelada em um escritório, mas podem não ser necessários, dependendo das necessidades do seu negócio. Comparar esses dispositivos com o que você precisa pode ajudá-lo a decidir que equipamento o ajudará a manter as coisas funcionando perfeitamente.
função
Copiadoras, aparelhos de fax e scanners têm finalidades diferentes dentro do escritório, apesar de terem algumas características semelhantes. As copiadoras são projetadas para digitalizar rapidamente um texto ou uma imagem de um pedaço de papel e reproduzi-lo em uma folha de papel em branco. Os aparelhos de fax escaneiam uma imagem ou escrita em um pedaço de papel e transmitem digitalmente as informações para outro aparelho de fax, que imprime uma cópia. Os scanners lêem as informações ou imagens em um pedaço de papel e capturam as informações digitalmente como um arquivo de imagem, que pode então ser alterado, armazenado ou transmitido conforme necessário.
Semelhanças
Todos os três dispositivos têm várias semelhanças. Todos os dados digitalizados de uma cópia impressa e traduzidos os dados de uma forma ou de outra, e todos usam principalmente papel impresso como sua fonte de entrada. Scanners e copiadoras geralmente usam uma base plana de vidro com um scanner e uma luz que passa por baixo do material de origem e o digitaliza. Tanto os scanners quanto os aparelhos de fax interpretam a imagem do material de origem em um sinal digital e o transmitem para outra fonte. Finalmente, tanto o aparelho de fax receptor quanto uma copiadora produzem uma cópia secundária do documento original.
Diferenças
Apesar das semelhanças, cada máquina difere das outras. As copiadoras fazem exatamente isso - copiam. Eles podem fazer cópias únicas ou em lotes, mas tudo o que fazem é reproduzir o material de origem. Os aparelhos de fax geralmente não produzem uma cópia para o remetente. As informações digitalizadas são destinadas a outro usuário e são enviadas a ele por meio de uma linha telefônica. Em contraste com ambos, o scanner não produz nenhuma cópia e não transmite as informações para outro usuário; o scanner apenas captura as informações e as digitaliza. Qualquer replicação usando um scanner também requer uma impressora.
Máquinas Combinadas
Embora existam versões autônomas de copiadoras, aparelhos de fax e scanners, as empresas menores podem fazer melhor simplesmente investir em uma das muitas soluções "tudo em um" disponíveis, que também operam como impressoras. Esses dispositivos multifuncionais podem ser um pouco mais caros, mas podem economizar capital em geral, considerando o custo agregado de comprar uma copiadora, scanner, aparelho de fax e impressora individualmente.