Os departamentos de contas a pagar geralmente fazem mais do que simplesmente pagar as contas e faturas recebidas. Em uma empresa maior, os funcionários de contas a pagar costumam ser responsáveis apenas pelo lado financeiro de contas a pagar, enquanto em uma empresa menor, as responsabilidades de contas a pagar e contas a receber costumam ser combinadas. Embora o tamanho de uma empresa determine, em última instância, as funções que as contas a pagar desempenham, a maioria desempenha pelo menos três funções básicas além de pagar contas.
Pagamentos de fornecedores
O processamento das faturas recebidas e o pagamento aos fornecedores da empresa é uma função das contas a pagar que a maioria das pessoas pensa primeiro. A / P organiza e mantém informações de contato do fornecedor, condições de pagamento e informações W-9 do Internal Revenue Service manualmente ou usando um banco de dados de computador. Os controles internos determinam se o processo A / P começa com um pedido de compra pré-aprovado ou se o contas a pagar verifica as compras depois que uma compra é feita. Os pagamentos de fornecedores também incluem os relatórios de análise de envelhecimento no final do mês, que informam aos proprietários de negócios e à equipe de gerenciamento quanto a empresa atualmente deve aos fornecedores.
Pagamentos Internos
As contas a pagar geralmente funcionam internamente para distribuir pagamentos de reembolso internos, controlar e administrar o caixa pequeno e controlar a distribuição de certificados de isenção de impostos sobre vendas. Despesas de reembolso interno seguem procedimentos de controle de negócios que exigem que os funcionários entreguem um relatório de registro manual, recibos ou ambos para comprovar os pedidos de reembolso. O dinheiro para pequenas despesas é normalmente usado para pequenas despesas, como postagem diversa, material de escritório para desembolsos ou almoço para uma reunião de empresa. As contas a pagar geralmente mantêm um suprimento de certificados de isenção de impostos sobre vendas que emite para gerentes de departamento para garantir que as compras comerciais qualificadas não incluam despesas com impostos sobre vendas.
Despesas de viagens de negócios
Negócios maiores ou negócios nos quais o proprietário viaja com frequência podem adicionar gerenciamento de viagens e responsabilidades de pagamento à função de contas a pagar. As responsabilidades de gerenciamento de viagens podem incluir fazer reservas antecipadas de passagens aéreas, aluguel de carros e hotéis. Se os controles internos permitirem pagamentos antecipados de viagens, o contas a pagar processa solicitações e distribui fundos para cobrir despesas de viagens. Quando o viajante retorna, as contas a pagar seriam responsáveis por liquidar os fundos distribuídos versus os fundos realmente gastos ou pelo processamento dos pedidos de reembolso de viagens.
Outras funções
O departamento de contas a pagar também funciona para reduzir custos, prestando atenção aos detalhes que podem economizar dinheiro para a empresa quando, por exemplo, uma fatura é paga dentro do período de desconto que muitos fornecedores oferecem. Muitas vezes, o A / P é um contato de linha de frente entre a empresa e os representantes do fornecedor. Como resultado, construir e manter bons relacionamentos muitas vezes recai sobre os funcionários de contas a pagar. Relacionamentos sólidos podem beneficiar a empresa quando se trata de trabalhar com fornecedores. Por exemplo, durante uma queda sazonal nas vendas, um bom relacionamento pode levar a condições de crédito relaxadas.