A tecnologia de mensagens instantâneas permite que os funcionários conversem uns com os outros de forma rápida e privada. A tecnologia é semelhante ao e-mail, pois as informações são enviadas ao destinatário eletronicamente; no entanto, as mensagens instantâneas não exigem que o destinatário acesse uma caixa de entrada pessoal para recuperar a mensagem. As mensagens instantâneas aparecem automaticamente na tela atual do destinatário. Muitas empresas utilizam mensagens instantâneas para adicionar eficiência na comunicação no local de trabalho, reduzir interferências e melhorar o atendimento ao cliente.
Melhora a Comunicação
As mensagens instantâneas melhoram a comunicação no local de trabalho. É mais eficiente que o e-mail porque permite que as mensagens apareçam imediatamente, economizando tempo. Por meio de mensagens instantâneas, os funcionários podem permanecer em contato constante uns com os outros, caso surjam problemas que requeiram assistência. Os gerentes podem trabalhar remotamente e ainda se comunicar ativamente com os membros da equipe como se estivessem na mesma sala.
Reduz as interrupções
Muitos funcionários usam mensagens instantâneas como alternativa ao telefone, e-mail ou visitas pessoais. Essas formas de comunicação geralmente consomem mais tempo e causam interrupções do que as mensagens instantâneas. Por meio de mensagens instantâneas, os funcionários se comunicam enquanto continuam com as tarefas atuais. Como as mensagens instantâneas não exigem que os funcionários parem de trabalhar para atender o telefone ou ter uma conversa cara a cara, a tecnologia reduz significativamente as interferências no local de trabalho.
Melhora o atendimento ao cliente
As mensagens instantâneas permitem que os funcionários forneçam informações em tempo real aos clientes. Se um problema de atendimento ao cliente exigir a aprovação do gerente ou atenção imediata, o trabalhador pode solicitar informações ou feedback dos gerentes ou funcionários de nível sênior sem sair de suas mesas. Isso reduz o tempo de espera do cliente e garante uma experiência de qualidade do cliente.
Custo efetivo
As mensagens instantâneas são uma forma de comunicação econômica. Para grandes empresas que colaboram entre locais regularmente, as mensagens instantâneas economizam dinheiro em despesas de viagem. As mensagens instantâneas permitem que as empresas conduzam reuniões, criem apresentações e enviem e recebam aplicativos online sem a necessidade de viajar para outros escritórios. A tecnologia também permite que os usuários façam correções em documentos e planilhas instantaneamente, economizando custos de impressão e distribuição.