Um consultório médico é um negócio baseado em serviços em que os pacientes pagam pelos serviços do médico e, ocasionalmente, pagam por testes realizados ou medicamentos administrados no consultório. Como tal, um consultório médico deve manter registros contábeis para que os pacientes e suas seguradoras possam ser cobrados corretamente pelos serviços que o médico prestou. Além dos pagamentos efetuados pelos pacientes, os médicos devem coletar e registrar uma variedade de números contábeis adicionais, incluindo despesas gerais, equipamentos, medicamentos e mão de obra para garantir que suas práticas sejam lucrativas.
Informação do paciente
Para fins contábeis, cada paciente que visita um consultório médico pode ser visto como um cliente. O escritório precisa coletar várias informações importantes de cada cliente para garantir que a visita seja cobrada corretamente. Junto com as informações de contato padrão, como o nome do paciente, número de telefone e endereço, os consultórios médicos geralmente coletam o número do seguro social do paciente e as informações do empregador para que, se o pagamento não for recebido, eles possam prosseguir com o processo de cobrança. A equipe do consultório também deve coletar as informações de seguro de cada paciente, incluindo o endereço de cobrança da seguradora e informações de copagamento, para que o copagamento adequado possa ser coletado no momento da visita. Essas informações devem ser atualizadas pelo menos uma vez ao ano, visto que as apólices de seguro saúde são renovadas anualmente e, se um paciente muda de plano ou empresa, as informações de faturamento e valores de copagamento podem ser diferentes.
Informação Contábil Geral
Os consultórios médicos também precisam registrar informações contábeis gerais sobre a prática, incluindo custos e despesas operacionais. Esta lista inclui aluguel, eletricidade, serviço de telefone, mão de obra e custos de equipamento. Embora muitos médicos estejam mais focados na finalidade médica de seus consultórios, alguém dentro do consultório precisa estar ciente dessas despesas críticas para que os membros da equipe sejam pagos todos os meses e, portanto, haja mais dinheiro entrando do que saindo. A contabilidade adequada dos testes e medicamentos administrados no consultório também permitirá que o gerente do escritório ou outro membro da equipe saiba facilmente quando é hora de fazer um novo pedido de suprimentos ou medicamentos.
Registros do Paciente
Embora alguns possam não considerar o registro médico de um paciente como uma ferramenta de contabilidade, os registros médicos contêm uma grande quantidade de informações, incluindo quaisquer medicamentos administrados e suas quantidades, bem como quaisquer exames realizados no consultório, como análises de sangue. Manter registros precisos dessas informações garante que as taxas adequadas sejam cobradas do paciente e da seguradora do paciente, de forma que os custos dos medicamentos e suprimentos sejam cobertos e o uso do equipamento seja pago.
Colaboração com outras práticas
Se um médico tiver um acordo com qualquer outro consultório médico, as informações contábeis adicionais para cada um desses acordos precisam ser registradas. Por exemplo, se um médico tem um acordo com uma instalação de teste para que seus pacientes possam ir para o teste sem serem cobrados, o médico precisa registrar cada vez que ele encaminha um paciente para a instalação de teste para que o centro de teste receba o pagamento apropriado e o seguro do paciente é cobrado pelo teste.