Quando você possui uma empresa, gostaria de pensar que todos os clientes que lhe devem dinheiro pagarão integralmente. Na realidade, porém, uma certa porcentagem de clientes provavelmente não cumprirá suas obrigações. Reconhecendo isso, os padrões de contabilidade financeira conhecidos como GAAP - princípios contábeis geralmente aceitos - incluem procedimentos para estimar, relatar e, eventualmente, cancelar dívidas incobráveis.
Contas a receber
Quando os clientes devem dinheiro à sua empresa, essa dívida é listada no seu balanço patrimonial como um ativo, chamado de contas a receber ou "A / R". De acordo com o GAAP, você deve avaliar suas contas a receber pendentes de tempos em tempos - digamos, uma vez por ano ou uma vez por trimestre - e chegar a uma estimativa de quanto do total você acha que provavelmente não será capaz de cobrar. As empresas fazem suas estimativas com base na experiência anterior.
Despesa de inadimplência
De acordo com o GAAP, quando você faz vendas a clientes, reconhece imediatamente a receita em sua demonstração de resultados - mesmo quando os clientes não pagam imediatamente. Quando você não consegue cobrar nas contas dos clientes, você deve relatar uma despesa para compensar a receita relatada no momento da venda. Isso é conhecido como "despesa de inadimplência". Mas é aqui que fica complicado: você não espera que as contas quebrem antes de relatar uma despesa. Em vez disso, você relata uma despesa com base na estimativa a que chegou quando analisou suas contas a receber. Digamos que você tenha $ 50,000 em A / R e sua análise sugira que $ 1,500 não serão cobrados. O GAAP exige que você relate essa despesa de $ 1,500 com dívidas inadimplentes imediatamente. Você não sabe quais contas específicas darão errado - mas sabe que algumas irão, e o GAAP insiste que suas demonstrações financeiras reflitam isso.
Provisão para contas duvidosas
Emparelhado com as contas a receber nos livros de uma empresa típica é uma conta especial chamada de "provisão para créditos de liquidação duvidosa" ou "provisão para contas incobráveis." Este é um "ativo contra", o que significa que compensa o saldo em outra conta de ativo - neste caso, A / R. O valor que você relata como despesa de inadimplência vai para essa provisão. Continuando com o exemplo, você teria um saldo de contas a receber de $ 50,000 com um subsídio de $ 1,500. De acordo com o GAAP, seu balanço patrimonial deve reportar A / R "líquido de abatimento". Portanto, seu balanço patrimonial mostraria contas a receber líquidas de $ 48,500.
Baixas
Em algum momento, você realmente considerará uma conta incobrável. Quando isso acontece, você "cancela" a conta. Digamos que você decida que uma dívida específica de $ 100 é incobrável. Primeiro, você diminui suas contas a receber em $ 100. Você também diminui a provisão para devedores duvidosos em $ 100. Portanto, no exemplo, o saldo de suas contas a receber cairia para $ 49,900, enquanto a provisão cairia para $ 1,400. Observe, entretanto, que seu contas a receber líquido permanece o mesmo: $ 49,900 - $ 1,400 = $ 48,500. Essa baixa ocorre apenas no balanço patrimonial. Você já relatou as despesas com dívidas inadimplentes, portanto, não há impacto na demonstração de resultados.
Ajustes
Se ainda houver dinheiro "sobrando" na provisão para contas duvidosas na próxima vez que você revisar o A / R, você poderá relatar uma despesa menor com dívidas inadimplentes. Por exemplo, digamos que a mesada tenha $ 500 restantes quando você conduzir sua revisão regular. Se você determinar que $ 1,300 de suas contas são incobráveis, você só precisa relatar uma despesa de $ 800 com dívidas inadimplentes, o que eleva a provisão de volta aos $ 1,300 necessários. Por outro lado, se sua provisão acabar mais rápido do que o esperado entre as revisões e você precisar cancelar mais dívidas inadimplentes, precisará repor a provisão assumindo uma despesa adicional com dívidas inadimplentes imediatamente.