As despesas antecipadas referem-se a adiantamentos de despesas comerciais, enquanto as dívidas de uma empresa no curso de suas transações são denominadas contas a pagar. Cada transação é completamente diferente da outra, mas cada uma tem um efeito direto na entrada ou saída de dinheiro de um negócio. Problemas de fluxo de caixa são uma armadilha comum para a maioria dos novos empreendedores, mas saber como essas duas transações podem afetar suas finanças pode ajudá-lo a evitar uma falta de caixa.
Aumento de pré-pagamentos
Embora fazer pagamentos adiantados possa parecer uma boa ideia, para muitas empresas, eles podem fazer mais mal do que bem. Um fluxo de caixa saudável deve ser capaz de sustentar as despesas mensais e as compras de estoque, mas qualquer aumento nas despesas pré-pagas diminui imediatamente o fluxo de caixa e o capital de giro. Para empresas com fluxo de caixa marginal, os pré-pagamentos podem significar menos caixa para pagar despesas imediatas e investimentos geradores de receita.
Diminuição de pré-pagamentos
Uma redução nas despesas antecipadas resulta em um aumento no fluxo de caixa. As despesas operacionais são normalmente pagas mensalmente, razão pela qual qualquer redução nas despesas pré-pagas beneficiará imediatamente o fluxo de caixa do mês corrente. Por exemplo, a redução do estoque de suprimentos pré-pagos de três meses para um mês torna imediatamente disponível o equivalente a dois meses de suprimentos.
Aumento de contas a pagar
O contas a pagar é considerado passivo circulante se for pagável no prazo de um ano e como passivo de longo prazo se o pagamento for devido em mais de um ano. Qualquer aumento no passivo circulante ou de longo prazo não afetará o fluxo de caixa, uma vez que nenhum dinheiro foi pago ainda no momento da aquisição dos bens ou serviços.
Redução de contas a pagar
Uma diminuição nas contas a pagar é uma diminuição no fluxo de caixa. Pode ser tentador adquirir mais bens e serviços a crédito, uma vez que essas transações não afetam o fluxo de caixa no momento da compra. Mas os proprietários de negócios devem ter em mente que os pagamentos subsequentes reduzirão diretamente o fluxo de caixa. Gerenciadas incorretamente, as contas a pagar podem se acumular e as obrigações mensais resultantes podem sufocar o capital de giro usado para gerar renda.