O roubo por funcionários pode aumentar significativamente os custos da empresa. Uma das melhores maneiras de prevenir o roubo é criar um ambiente onde os funcionários saibam que as alegações de roubo serão levadas a sério e investigadas. Você deve estabelecer procedimentos e diretrizes para que sua empresa realize uma investigação de furto por funcionário, para ter certeza de que está agindo de maneira legal e eficaz.
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Designe um investigador. Você deve determinar se irá designar uma pessoa para investigar as acusações de roubo de funcionários com base no departamento, localização ou tipo de alegação. Ou seja, você pode fazer com que os gerentes de departamento investiguem o roubo em seus respectivos departamentos, peça aos gerentes em áreas geográficas específicas que monitorem o roubo de funcionários ou trate os casos de acordo com a gravidade atribuindo segurança para investigar roubos importantes e deixando alegações de pequenos furtos para os supervisores.
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Comece a investigação o mais rápido possível. Você deve criar um ambiente onde os funcionários saibam que as perdas são investigadas rapidamente. No momento em que você está ciente da perda, o relógio começa a contar sobre o estatuto de limitações. Cada estado tem leis diferentes sobre isso, portanto, verifique as regras e diretrizes do seu estado. Os funcionários verão que você aja rapidamente e que a reputação por si só pode ajudar a prevenir roubos futuros.
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Decida o que fazer com um funcionário que está sob investigação. Você pode deixar o funcionário no local para que possa monitorar a situação de roubo continuado. No entanto, se o funcionário souber que você está investigando, pode ser melhor suspendê-lo até que você possa tomar uma decisão final no caso. Como a culpa ou inocência não foi decidida, você terá que pagar ao funcionário até saber se está entrando com o processo.
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Estabeleça diretrizes de confidencialidade para os investigadores. Deixe claro que registros de funcionários, relatórios de outros funcionários e evidências coletadas só podem ser compartilhados com a equipe de investigação e quaisquer policiais que sejam chamados. Não permita que rumores se espalhem por sua organização com base no vazamento de informações do investigador.
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Estabeleça diretrizes de confidencialidade para os funcionários. Diga a todos os funcionários que você deve entrevistar, caso suas respostas não sejam compartilhadas com nenhum funcionário fora da equipe de investigação. O medo de retaliação pode fazer com que algumas testemunhas de funcionários retenham informações. Garanta a seus funcionários que a retaliação não será permitida em sua empresa.
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Escolha disciplina ou demissão do funcionário. Depois de ter suas descobertas, você deve decidir o que fazer com o funcionário. Casos muito sérios envolvendo um grande valor em dólares ou atividades de roubo repetidas podem fazer com que você demitir o funcionário. Certifique-se de que suas evidências sejam claras e convincentes, para que você possa defender sua ação se for necessário. Em casos de pequenos furtos, você pode optar por punir o funcionário. Isso pode ser eficaz não apenas para impedir o roubo desse funcionário, mas também para desencorajar o roubo entre outros em sua empresa. A disciplina pode incluir o pedido de restituição, uma suspensão temporária sem remuneração, um rebaixamento e uma carta colocada no arquivo do funcionário.
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Recupere sua perda. Se você não puder obter a restituição do funcionário, você pode entrar com um processo civil ou entrar com uma ação criminal. Além disso, entre em contato com seu agente de seguros para ver se sua cobertura se aplica ao caso específico que você investigou.