A comunicação constrói relacionamentos, incluindo os relacionamentos de trabalho que permitem que as pessoas dentro de uma empresa coordenem seus esforços para o bem comum. Para evitar sobreposições ou lacunas no trabalho que prejudicariam a coordenação, as pequenas empresas em crescimento precisam construir uma estrutura organizacional. A estrutura não apenas estabelece o lugar de todos, mas também estabelece uma hierarquia de comunicação. Essa hierarquia baseia-se nas conexões estabelecidas na estrutura. Essas conexões ditam canais de comunicação formais. Os autores de “Gerenciamento: atendendo e excedendo as expectativas” chamam esses canais formais de “canais designados para mensagens”, enfatizando o fluxo aberto de comunicação que mantém uma pequena empresa operando sem problemas.
Fluxo Ascendente
As comunicações nas empresas fluem para cima, para baixo e entre os níveis de uma organização. A comunicação que flui pela cadeia de comando fornece à administração informações valiosas sobre a situação da empresa. Feedback, relatórios, informações do cliente, sugestões e necessidades de trabalho fluem do subordinado ao gerente. Como proprietário de uma pequena empresa, você não precisa esperar passivamente que essas comunicações aconteçam. Ferramentas que incentivam a comunicação aberta de nível a nível incluem pesquisas, reuniões regulares, uma política de portas abertas e permitir que os funcionários participem de painéis consultivos.
Fluxo descendente
As comunicações que fluem de um nível a outro variam de questões operacionais a estratégicas. Os assuntos do dia-a-dia incluem diretrizes do supervisor, feedback, treinamento e avaliações. No entanto, começando do topo com o proprietário, a administração também deve fornecer liderança, comunicando preocupações mais amplas - princípios orientadores, como a visão, missão e objetivos estratégicos da empresa. Manter esses aspectos relevantes impulsiona o negócio ao longo de seu caminho adequado. Além de reuniões individuais e em grupo, as ferramentas de transmissão de mensagens incluem boletins e blogs, mídias sociais, manuais de procedimentos, relatórios, memorandos e cartas.
Movimento lateral
Os níveis na hierarquia de comunicação estabelecem como as pessoas e os departamentos se comunicam na organização. Pessoas do mesmo nível ou similar comunicam-se entre si. Os gerentes de departamentos também. Essas comunicações horizontais permitem que as pessoas coordenem esforços para que uma mão saiba o que a outra está fazendo. A comunicação horizontal também inclui contatos externos com fornecedores e clientes. As informações coletadas podem então ser compartilhadas com departamentos ou membros da equipe. Além do contato direto e das mensagens escritas, a comunicação horizontal conta com ferramentas como números gratuitos e suporte por e-mail.
Efeitos Estruturais
O tipo de estrutura organizacional de uma empresa afeta suas comunicações. Na configuração tradicional - o chefe no topo, os gerentes embaixo e os funcionários na base - a hierarquia formal e rígida cria canais de comunicação formais e controlados. A maioria das novas pequenas empresas tem organizações mais soltas e informais e informações de fluxo mais livre - menos gasodutos designados, mais rios cortando canais como quiserem. O proprietário de uma pequena empresa depende de equipes em vez de níveis gerenciais para cumprir seus objetivos - a estrutura da equipe - necessariamente enfatiza a comunicação horizontal entre os membros da equipe. Livre de canais burocráticos formais, as informações se espalham rapidamente. A comunicação rápida torna uma empresa flexível e ágil.