Os princípios contábeis geralmente aceitos do Financial Accounting Standards Board, ou GAAP, definem os padrões contábeis que uma empresa dos Estados Unidos deve seguir. Os controles internos são projetados para evitar fraudes e erros administrativos que possam comprometer a exatidão das demonstrações financeiras de uma empresa. Controles internos sólidos também podem reduzir perdas com roubo de ativos da empresa e identificar funcionários com baixo desempenho. Esses controles devem ser implementados pela empresa antes que qualquer informação financeira seja fornecida a auditores externos, credores ou investidores.
Segregação de deveres
A separação de funções entre funcionários diferentes reduz a oportunidade de qualquer pessoa cometer fraude. Ele também cria procedimentos de verificação dupla para reduzir erros administrativos. O funcionário que lida com a manutenção de registros não deve ter a custódia física do ativo. Por exemplo, a pessoa responsável pelas reconciliações bancárias não deve receber pagamentos de clientes ou preparar depósitos bancários.
Acesso a
Os controles físicos garantem que apenas funcionários autorizados possam acessar os ativos da empresa. Alguns controles comuns incluem cofres para dinheiro pequeno, cartões-chave para depósitos e senhas exclusivas para funcionários que usam caixas registradoras. Esses controles também podem ser digitais, como a solicitação de senha para acesso ao sistema de informática da empresa.
Autorização
Sua empresa também deve desenvolver procedimentos escritos específicos para transações financeiras, incluindo uma lista de pessoas com autoridade para aprovar cada tipo de transação. Você pode listar as transações padrão e os valores aceitáveis e, em seguida, exigir a aprovação do gerente para exceder esses limites. As aprovações devem ser revisadas para garantir que os gerentes não estejam permitindo transações fraudulentas. As transações principais podem exigir a aprovação de mais de uma pessoa. Por exemplo, você pode permitir que todos os funcionários executem ordens de compra abaixo de $ 5,000 e exigir a aprovação do gerente para qualquer valor acima disso. O nível de antiguidade exigido para aprovação deve aumentar à medida que o valor em dólares aumenta.
Manutenção de Registros
Todas as demonstrações financeiras devem ser apoiadas por relatórios de contabilidade ou programações adicionais. Você também pode reduzir fraudes e erros acidentais usando formulários padronizados para transações financeiras sempre que possível, como pedidos de compra ou faturas de vendas. Esses formulários devem ser numerados sequencialmente para que você possa identificar os formulários ausentes na sequência ou os novos formulários usados para retroagir uma transação anteriormente não documentada.
Verificação
Um supervisor deve revisar periodicamente a exatidão de todas as contas principais do razão geral. O supervisor deve ser um funcionário que não esteve envolvido na preparação do relatório. Algumas empresas também empregam auditores internos para verificar a aprovação do supervisor. O funcionário revisor deve assinar e datar o documento como prova de sua aprovação. Os supervisores também devem examinar as métricas financeiras relevantes para encontrar áreas que podem estar enfrentando problemas de eficiência. Isso pode ser uma indicação de fraude ou transações registradas incorretamente.