O fácil acesso às informações e as formas rápidas de distribuir informações oferecidas pela Internet e outras tecnologias de negócios exigem que você regule o uso da tecnologia em sua empresa. A tecnologia pode atolar seus funcionários com uso pessoal, impedindo-os de serem produtivos. O uso indevido de sua tecnologia pode prejudicar a reputação de sua empresa e levar a relacionamentos ruins com os clientes, portanto, implemente planos para controlar o uso da tecnologia no trabalho.
Consequências
Ao redigir suas políticas de tecnologia, inclua as consequências potenciais se as políticas não forem seguidas. Para ofensas graves, você pode optar por rescindir o contrato de trabalho de alguém. Para infrações menores, você pode decidir multá-las ou eliminar benefícios, como uma semana de férias. Mas certifique-se de que cada seção descreva claramente as consequências e quem determina se as políticas foram violadas. Explique um processo de apelação, se você tiver um.
O e-mail é uma das principais maneiras pelas quais as pessoas se comunicam em um ambiente de trabalho. Mesmo as pessoas sentadas em cubículos adjacentes costumam enviar e-mails umas para as outras. É uma forma de controlar a comunicação, convidar pessoas para reuniões, adicionar tarefas às suas listas e enviar um recado rápido sem interromper o seu trabalho para uma conversa. No entanto, também é uma maneira fácil de colocar sua empresa em apuros. Implemente políticas de e-mail que restrinjam o uso do e-mail da empresa para uso pessoal a qualquer momento. Se um funcionário acidentalmente enviar um e-mail particular dirigido à esposa para o seu cliente mais bem pago, o cliente ofendido pode decidir levar o negócio para outro lugar. A política deve declarar que palavrões são proibidos, assim como referências sexuais. Declare claramente o decoro que você espera nos e-mails de sua empresa; algumas empresas até explicam exatamente o que as assinaturas de e-mail podem conter e quais cores podem ser usadas para o tipo nos e-mails.
Utilização aceitável
Uma política de uso aceitável explica como a Internet pode ser usada no trabalho. Mesmo que um funcionário esteja de folga, ele ainda não consegue visualizar imagens inadequadas em seu computador. Qualquer atividade que possa ser considerada ilegal, como jogos de azar online, deve ser proibida como parte de suas políticas de tecnologia. Além disso, informe os funcionários para manter suas senhas em segredo e com que frequência as senhas devem ser alteradas. Isso ajuda a evitar que hackers ou outros usuários não autorizados tenham acesso aos seus servidores.
Equipamento de Trabalho
Muitas empresas permitem que os funcionários levem laptops ou telefones celulares do trabalho para casa - alguns trabalham em casa a maior parte do tempo ou viajam com frequência. Embora seja aceitável que os funcionários usem o equipamento para uso pessoal nessas circunstâncias, estabeleça diretrizes claras para eles. Por exemplo, os funcionários podem usar o laptop de trabalho para acessar suas contas de e-mail pessoais, mas ainda não devem enviar e-mails pessoais de suas contas de trabalho, nem devem realizar atividades ilegais no equipamento de trabalho. Além disso, sua política de equipamento de trabalho não deve permitir que os funcionários ganhem dinheiro usando seu equipamento se não estiver relacionado ao seu negócio; se eles têm um negócio paralelo de catering para casamentos, devem usar seus próprios telefones celulares e laptops para esse negócio.
Política de Segurança
Com a forte ameaça de ataques de vírus, diga aos funcionários quando é apropriado abrir anexos em computadores de trabalho - até mesmo anexos encontrados em e-mails pessoais e em smartphones. Eles podem infectar não apenas o computador do funcionário, mas todos os computadores ou equipamentos conectados ao servidor quando o vírus o infecta. Isso pode reduzir a produtividade e custar milhares de dólares em reparos e perda de receita. A política também deve incluir o procedimento correto para efetuar login no servidor remotamente; usar uma rede sem fio desprotegida não é aceitável, por exemplo.